Goodbye OrgChart! The Dual Operating System and Scale-Free Architecture

Cách triển khai Agile trong một tổ chức có cây phân cấp truyền thống (The Dual Operating System and Scale-Free Architecture)

Vào hoạt động huấn luyện Agile cho doanh nghiệp (Agile coaching) mình mới thực sự nhận thấy được sự phức tạp khi chuyển đổi Agile (Agile Transformation) cho doanh nghiệp.

Đó là xung đột giữa phương pháp Agile với mô hình tổ chức hiện tại.
Đó là xung đột giữa thế giới Agile và không Agile trong chính một tổ chức
Đó là xung đột giữa team Agile với cách thức, tư duy lãnh đạo và quản lý hiện tại trong tổ chức.

Nhiều đêm trăn trở, đi tìm ra nguyên nhân cũng như giải pháp để có thể đưa Agile vào doanh nghiệp một cách êm thấm, nhanh chóng như chính cái tên Agile, phát huy nhanh nhất hiệu quả cho doanh nghiệp.

Và cũng đã tìm ra manh mối, một trong những nguyên nhân quan trọng gây ra các vấn đề trên đó là mô hình tổ chức phân cấp Hierachy. Và theo yêu cầu của các bạn trên facebook, mình chia sẻ bài viết thứ 2 với chủ đề “Goodbye Orchart! #2” sau đây:

Notes: Viết vội nếu có lỗi chính tả mong anh chị em bạn bè thông cảm

ĐỂ DOANH NGHIỆP TĂNG TRƯỞNG VÀ TRƯỜNG TỒN

Trong các doanh nghiệp hiện nay, để có thể trường tồn, phát triển nhanh, phát triển đột phá thì chúng ta thường có hai hướng cần tập trung.

Thứ nhất là duy trì và cải tiến các hoạt động, dịch vụ và sản phẩm hiện tại. Đó là việc duy trì và cải tiến các hoạt động thường nhật, với quy trình và dây chuyền hiện có.

Nhưng chỉ như vậy thì chưa đủ vì càng ngày tình hình kinh doanh, nhu cầu khách hàng, xu hướng công nghệ thay đổi càng nhanh. Và không sớm thì muộn, nhu cầu cho sản phẩm và dịch vụ đang có cũng sẽ bảo hòa, bị đối thủ cạnh tranh vượt mặt dẫn tới giảm sút doanh thu và lợi nhuận và dần dần sẽ dẫn tới tăng trưởng chậm, tụt hậu hay thậm chí thất bại.

Trong quá khứ chúng ta đã chứng kiến nhiều doanh nghiệp đã phát triển cực tốt nhưng rồi cũng sớm rơi vào tình trạng rất tồi tệ: Nokia, Motorola, Kodak…

Thứ hai là tập trung vào những ý tưởng mới, thay đổi cải tiến sản phẩm dịch vụ, phát triển các mảng kinh doanh mới, các sản phẩm và dịch vụ mới. Để làm việc này cần có văn hóa cải tiến liên tục, khích lệ sáng tạo trong tổ chức, xây dựng môi trường hợp tác (collaboration), ra quyết định nhanh, thực hiện công việc nhanh, nghĩ nhanh, làm nhanh và sớm đưa kết quả đến với thị trường và người tiêu dùng cũng như là thử nghiệm dịch vụ hay sản phẩm mới của mình. Đây là phần thiết yếu giúp doanh nghiệp tăng nhanh lợi nhuận, tăng trưởng và đột phá, giữ thế cạnh tranh trên thị trường.

NHỮNG THÁCH THỨC TRONG THẾ GIỚI BIẾN ĐỘNG NHANH CHÓNG HIỆN NAY

Thách thức lớn nhất đó là mô hình tổ chức phân cấp truyền thống (Hierachy). Có thể nói hệ thống phân cấp rất phù hợp cho việc duy trì các hoạt động hàng ngày cho sản phẩm và dịch vụ đã có. Đó là lập kế hoạch sản xuất kinh doanh vào đầu năm, dùng KPI đo lường việc thực hiện, và cuối năm đánh giá hiệu quả hoạt động. Kết quả thực hiện ổn định (stable) và có khả năng dự báo trước (predictable).

Image result for hierarchical structure

Nhưng điểm mạnh thì cũng là điểm yếu khi nó không giúp gì trong môi trường đòi hỏi chất xám, sáng tạo, đổi mới, thích ứng nhanh hiện nay (phần thứ 2 nêu trên).

Các hạn chế chính của mô hình này:

Mọi chuyện được “quyết” bởi “sếp”, nhiều “sếp” nào đó, để ra quyết định, thông tin phải đi từ dưới lên, từ trên xuống, qua nhiều tầng lớp dẫn tới việc chậm trễ. Đây cũng là cội nguồn cho sự “quan liêu” trong tổ chức.
Nhân viên, đội nhóm phải chịu sự “quản lý” của ai đó. Đó là người đưa ra yêu cầu, nhiệm vụ để nhân viên thực hiện. Họ cũng là người ra quyết định khi nhân viên gặp khó khăn. Chính điều này đã gây khó cho người quản lý, làm cho nhân viên luôn ở thế bị động, triệt tiêu sự sáng tạo trong nhóm.
Để có một sản phẩm hay dịch vụ, đòi hỏi khả năng tham gia, giao tiếp giữa nhiều bộ phận (function). Do vậy thường sẽ rất mất thời gian để có thể hoàn thành. Và cũng chính điều này đã phát sinh ra hệ thống quy trình, chính sách, tài liệu, quy định gây cản trở mọi người trong công việc, gia tăng sự lãng phí, chờ đợi, hạn chế sáng tạo.

Do vậy, để thích ứng nhanh, để nắm bắt cơ hội, để sáng tạo và thích nghi nhanh trong thế giới hiện nay, bên cạnh hệ thống phân cấp, doanh nghiệp cần có thêm hệ thống mạng lưới (networked approach)

Related image

MÔ HÌNH MẠNG LƯỚI CÁC TEAM

Với mô hình này, mỗi mắt xích trên hệ thống không phải là cá nhân mà là các đội nhóm (team). Đây là các đội tự hành, tự chủ, liên ngành.

Mỗi team có số người tầm 3-9 người (Family size), đội liên ngành (nhân viên trong đội có đủ kỹ năng thực hiện công việc và chuyển giao sản phẩm mà không phụ thuộc một team nào khác). Đội tự quản lý công việc trong phạm vi của đội, quản lý đội. Mỗi đội thường có 1 leader nhưng leader cần áp dụng Servant Leader, hoạt động trong nhóm như là người dẫn dắt, huấn luyện chứ không phải là người quản lý nhóm. Để tự quản, nhóm cần được trao quyền từ leader (empower), ngoài định hướng, mục tiêu cho nhóm. Các vấn đề trong nhóm chủ yếu do nhóm ra quyết định trên tinh thần dân chủ và đồng thuận trong nhóm. Đây cũng có thể gọi là Agile Team.

Như vậy, mỗi khi có mảng kinh doanh mới, nhu cầu sản phẩm và dịch vụ mới… công ty sẽ thiết lập ra Agile Team, mỗi team sẽ có khả năng tự vận hành, chủ động phối hợp với các team khác khi cần. Với mô hình này, chúng ta có thể thêm nhóm, bớt nhóm bất cứ lúc nào, bất kể bao nhiêu nhóm mình muốn (Scale-Free Architecture)

Image result for Scale-Free Architecture

Hình trên là mô hình Scale-Free Architecture

Như vậy, trong một tổ chức thì mô hình tổ chức phân cấp cũng rất cần thiết, nhưng bên cạnh đó chúng ta cũng rất cần mô hình tổ chức mạng lưới (Scale-Free Architecture). Vậy, liệu cả hai mô hình tổ chức này có sống chung được với nhau hay không?

Câu trả lời là hoàn toàn khả thi. Công ty có thể vận hành song song hai hệ thống ta gọi là The Dual Operating System. Xem hình sau:

Với mô hình mạng lưới phải tổ chức trên tinh thần tự nguyện, xung phong của nhân viên. Phát triển từ nhỏ rồi mở rộng mạng lưới lớn dần. Và là mạng lưới nên nó có thể tăng giảm kích thước (số nodes trong mạng) theo nhu cầu của business.

Có nhiều cách điều phối, và hỗ trợ hệ thống mạng, mô hình Scrum@Scale là một trong những cách đó. (Xem hình sau)