Kinh Nghiệm xây dựng và triển khai PMO

Gới thiệu

Sau buổi tham gia chia sẻ kinh nghiệm được cộng đồng PMP tổ chức, có sự trình bày chính là Mr.Devan Naidu, mình thấy nhiều anh em quan tâm, đặt câu hỏi về chủ đề này. Nên sáng nay tranh thủ vài giờ hệ thống lại một số điểm quan trọng cũng như đúc rút một số kinh nghiệm thực tiễn để mọi người tham khảo cũng như góp ý bổ sung nhằm mục đích học hỏi lẫn nhau.

PMO là gì?

PMO (Project Management Office) là phòng quản lý dự án. Trong một doanh nghiệp lớn, có nhiều dự án thực hiện đồng thời, phức tạp thì nên thành lập phòng quản lý dự án (PMO).

Lưu ý:

·         Một doanh nghiệp cũng có thể lập ra nhiều phòng PMO, mỗi phòng PMO quản lý một nhóm các dự án: Dự án IT, Dự án hạ tầng viễn thông, dự án tiếp thị bán hàng …

·         Không nhất thiết phải đặt tên là PMO, có những doanh nghiệp họ đặt tên khác như: QMS (Quality Management System), CDO (Corporate Development), …

Tại sao cần PMO?

Khi có nhiều dự án chạy đồng thời, liên quan hàng trăm, hàng ngàn người tham gia dự án, mỗi dự án có công nghệ khác nhau, nhiều công nghệ mới, phức tạp…

·         Doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với rất nhiều khó khăn trong việc đảm bảo kết quả tốt nhất, đồng đều cho các dự án của mình

·         Lãnh đạo không thể có đủ thời gian đi xử lý sự cố, sự vụ cho từng dự án

·         Các lỗi lầm của một dự án không thể để diễn ra ở nhiều dự án khác

·         Các tri thức của các dự án đã qua cần lưu lại để phục vụ cho các dự án tương lai. Việc này đặc biệt hiệu quả ngay cả khi các PM đã chuyển đi công ty khác

·         Nhiều khách hàng, với nhiều yêu cầu khắt khe về tính chuyên nghiệp, và chất lượng sản phẩm và dịch vụ

è Ta không thể quản lý theo kiểu tùy hứng, mạnh ai nấy làm (ad-hoc) mà phải quản lý một cách có hệ thống

è Vấn đề “hệ thống” ở đây cần phải được xây dựng bởi tổ chức có tính ảnh hưởng rộng xuyên suốt nhiều đơn vị, cần có sự cam kết, chỉ đạo, quyết định từ cấp cao nhất trong tổ chức

è Vì vậy mà phòng PMO là cần thiết, và là cánh tay đắc lực, trực tiếp làm việc và báo cáo cho lãnh đạo cấp cao nhất trong tổ chức

Thiết lập mô hình nào cho PMO?

Với mỗi phòng PMO, chúng ta nên chọn một trong 3 mô hình hoạt động tiêu biểu ( Có đề cập trong PMBOK 6^th Edition – page 48):

·         Mô hình 1:  Hỗ Trợ (supportive):

o   Trách nhiệm chính của phòng PMO là tư vấn, hỗ trợ, giúp đỡ dự án có thể theo yêu cầu của dự án, yêu cầu của quản lý hay lãnh đạo. Ví dụ:

§  Cung cấp các hệ quy trình chuẩn để chọn lựa: quy trình (processes), thủ tục (procedure), biểu mẫu (template), hướng dẫn (guideline), công cụ (tool)

§  Giúp tư vấn chọn phương pháp quản lý (project management approach, project life cycle), chọn và điều chỉnh công cụ (tool) quy trình quản lý (processes).

§  Thiết lập và xây dựng hệ thống đo lường cho dự án

§  Giới thiệu nguồn lực phù hợp

§  Đào tạo để hiểu và áp dụng hệ thống công cụ và quy trình đã chọn

§  Quản lý kho tri thức của dự án trước (bài học kinh nghiệm, thành công, danh sách rủi ro, dữ liệu về năng suất (productivity) có thể giúp trong quá trình ước lượng, lập kế hoạch…

§  Cung cấp các bài học (lessons learnt) hay kinh nghiệm, thành công (best practice), danh sách rủi ro (Risk) trên các dự án tương đồng

§  Chia sẻ các giải pháp, sản phẩm hay một phần sản phẩm của các dự án trước đã xây dựng để có thể tái sử dụng

o   Quyền hạn:

§  Tư vấn, giúp đỡ dự án là chính, không bắt buộc các dự án cần có sự tuân thủ chặt chẽ các nguyên tắc, quy định, quy trình, biểu mẫu….

§  Nói nôm na, PMO có trách nhiệm thiết lập “kho” gồm những “tài sản” quan trọng cho dự án được tích lũy trong các dự án đã qua để cung cấp lại cho các dự án hiện tại hay dự án mới khi có yêu cầu. “Kho” ở đây chính là OPA (Organizational Process Asset) được đề cập rất nhiều trong PMBOK. Trên cơ sở đó, với kiến thức và kinh nghiệm QLDA để giúp đỡ, hỗ trợ dự án khi cần

·         Mô hình 2: Kiểm soát (Controlling):

o   Trách nhiệm chính của phòng PMO:

§  Bao gồm trách nhiệm ở mức Supportive nêu trên

§  Nghiên cứu, xây dựng thêm các hệ thống quy trình quản lý dự án đạt chuẩn chất lượng quốc tế: Agile/Scrum, CMMI L3, CMMI L5, PMO, Prince 2…

§  Yêu cầu các dự án áp dụng các hệ thống quy trình chuẩn (có điều chỉnh - tailoring) từ các hệ quy trình chuẩn

§  Thực hiện kiểm tra, kiểm soát định kỳ để đảm bảo dự án áp dụng đúng, đủ và chất lượng trên hệ quy trình đã xây dựng. Các lỗi phát hiện (non-compliance) phải có hành động cụ thể nhằm sữa chữa, khắc phục, phòng ngừa.

§  Điều phối chia sẻ nguồn lực giữa các dự án

§  Đưa ra các nguyên tắc quản trị dự án bắt buộc cho từng loại dự án, định kỳ và thời gian báo cáo, tính toán kết quả dự án…) và đảm bảo dự án thực hiện đầy đủ các nguyên tắc quản trị này

§  Chuẩn hóa, tăng hiệu quả hệ thống báo cáo, giám sát xuyên suốt trong tổ chức

§  Lấy phản hồi từ khách hàng và các stakeholders quan trọng nhằm đưa ra các cải tiến thay đổi tích cực cho dự án

§  Điều phối các bộ phận hỗ trợ như nhân sự, kế toán, quản trị…. Trong quá trình vận hành dự án

§  Quản lý hợp đồng, đo lường, phân tích, đánh giá kết quả dự án, tỷ lệ dự án thành công hay thất bại. Hiệu quả kinh tế trên từng hợp đồng

§  Xây dựng hệ thống công cụ giám sát dự án trong tổ chức để ban quản trị dễ dàng và nhanh chóng quan sát tình hình dự án hay ra quyết định kịp thời

o   Quyền hạn: Mức độ kiểm soát, ảnh hưởng đến dự án cao hơn quyền hạn của mô hình PMO supportive. PMO tại mô hình này bao gồm các trách nhiệm: Tư vấn, hỗ trợ, điều phối, kiểm soát (đưa ra các quy trình chuẩn, nguyên tắc quản trị, yêu cầu sự tuân thủ từ phía dự án).

·         Mô hình 3: Chỉ đạo, trực tiếp điều hành và quản lý dự án (Directive):

Bạn hãy hình dung PMO lúc này là phòng có nhân viên là các  PMs. Chịu trách nhiệm nêu ra ở mức controlling và có them trách nhiệm trực tiếp quản lý các dự án trong tổ chức

−     Khi có dự án mới, PMO Head sẽ chỉ định ai sẻ có trách nhiệm quản lý dự án nào.

−     Khi một dự án có vấn đề nghiêm trọng, PMO trực tiếp đến xử lý

−     PMO điều hành nguồn lực nhằm tối ưu hiệu quả các dự án đặc biệt các dự án quan trọng, có tính chiến lược

−     Đưa ra các địng hướng chiến lược tổng thể nhằm cải tiến nầng cao hiệu quả quản trị cho doanh nghiệp: Đào tạo, phát triển con người, quản lý năng lực, năng cao năng suất chất lượng sản phẩm…

Quyền hạn: Mô hình này PMO có quyền hạn và trách nhiệm cao nhất. Chịu trách nhiệm về hiệu quả thực hiện dự án, thành công hay thất bại của dự án. Tính chuyên nghiệp trong quản lý dự án

Nên chọn mô hình nào?

Không có công thức nào cho sự lựa chọn này, tuy nhiên theo kinh nghiệm của mình, nên đi từ thấp đến cao: Supportive -> Controlling -> Directive

Các yếu tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn:

è Mong muốn từ quản lý và lãnh đạo

è Số lượng, độ phức tạp của các dự án

è Trình độ của PM, hiệu quả của các dự án hiện tại

è Năng lực của phòng PMO

è Hạ tầng, điều kiện hiện có của doanh nghiệp

Mình tin, mô hình controlling phù hợp hơn với nhiều doanh nghiệp. Trong công ty mình đang làm việc, cty mà Devan đã chia sẻ đều áp dụng mô hình này

Quy mô và năng lực của PMO?

Nhân viên phòng PMO cần có khả năng và năng lực cũng như kinh nghiệm về quản trị dự án, hiểu biết về kinh doanh, có kỹ năng đào tạo, có kỹ năng mềm

Số lượng bao nhiêu hoàn toàn phụ thuộc vào mục tiêu, trách nhiệm đặt ra cho PMO trong từng khoảng thời gian cụ thể.

Hãy xem PMO là một project hay program, quản trị nó như một project hay một program vậy)

Kinh nghiệm quản lý PMO thực tế trong doanh nghiệp

Nếu mọi người quan tâm, mình đề xuất lập nhóm PMOer, bao gồm những người đã và đang xây dựng PMO để cùng nhau tổ chức, chia sẻ và đúc rút kinh nghiệm. Cũng có thể tư vấn cho các bạn mới. (Bạn nào muốn tham gia, hãy email cho mình: hoangsyquy@yahoo.com )

Mình tham gia công việc PMO từ 2006 đến nay (12 năm), tất nhiên mình luôn sẵn long sát cách cùng các bạn.

Thanks and regards,

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Quy Hoang | PMO Manager

hsquy@tma.com.vn | Website: www.tmasolutions.com

Tel: +84-8 3997 8000 | Ext: 5882 | Mobile: +84-908 106 080 | Skype: hoangsyquy | Skype for business: hsquy@tma.com.vn