Phương pháp quản lý linh hoạt (Agile) và chứng chỉ quốc tế PMI-ACP

Lưu ý, bài viết có sử dụng 2 nguồn thông tin sau: 

1. https://www.standishgroup.com/sample_research_files/CHAOSReport2015-Final.pdf
2. http://www.agile247.pl/wp-content/uploads/2017/04/versionone-11th-annual-state-of-agile-report.pdf

Quá trình hình thành và phát triển của phương pháp quản lý Agile:

 Agile xuất hiện từ năm 2001, bởi nhóm chuyên gia là tác giả của các phương pháp (frameworks) nổi tiếng như Scrum, XP, DSDM, Lean, Kanban... Mục đích chính ban đầu của họ là tổng quát hóa trên cơ sở những mô hình hiện hữu mà có cùng mục đích và hệ tư tưởng, để chuẩn hóa thành phương pháp phát triển phần mềm mới mang tên Agile.

Vậy nên, có thể nói Agile là thuật ngữ chung về một phương pháp quản lý (Quản lý linh hoạt), bao gồm hệ thống tư tưởng, các giá trị và nguyên tắc Agile được thể hiện trong bảng tuyên ngôn Agile (https://agilemanifesto.org)

Từ đó, bắt đầu một làn sóng chuyển đổi sang Agile trong các dự án làm phần mềm, các công ty sản xuất phần mềm (Tiêu biểu như Google, Facebook, Microsoft…), các sự kiện Agile diễn ra trên khắp thế giới để truyền bá tư tưởng và cách thực hành Agile.

Ở Việt Nam, tổ chức Agile Việt Nam cũng được hình thành và hoạt động mạnh mẽ với sự tham gia của nhiều chuyên gia và bạn bè Quốc tế hàng năm thông qua các sự kiện lớn như “Agile Tour” hay “Scrum Gathering”. Tôi cũng đã từng tham gia tất cả sự kiện này từ năm 2009 cho đến nay.

Ngay cả những khách hàng, đặc biệt khác hàng Mỹ và châu Âu cũng đồng loạt yêu cầu áp dụng Agile một khi chúng tôi có dự án mới làm cho họ.

Năm 2007, lúc đó chúng tôi đã có hệ thống quy trình đạt chuẩn CMMI L3, nhưng thực sự nhiều khách hàng vẫn “phớt lờ” hệ thống quy trình hiện đại đó và yêu cầu chúng tôi triển khai dự án theo phương pháp mới Agile/Scrum

Và ngay sau đó không lâu, Agile đã hình thành một xu hướng mới về quản lý – quản lý linh hoạt, không chỉ dừng lại trong các dự án phần mềm, các công ty công nghệ mà nó còn được áp dụng rộng rãi cho việc quản lý dự án và quản trị doanh nghiệp cho nhiều ngành nghề khác nhau: Tài chính, kinh doanh, bảo hiểm, giáo dục, sản xuất công nghiệp, giao thông, chính phủ…

Agile là gì?

 Định nghĩa chung:

Agile là phương pháp quản lý linh hoạt được xây dựng trên một hệ tư tưởng có tính chất định hướng bao gồm 4 giá trị và 12 nguyên tắc được nêu trong bảng tuyên ngôn Agile (2001-https://agilemanifesto.org/)

4 giá trị gồm:

12 nguyên tắc:

Vì vậy, khi áp dụng Agile vào dự án hay doanh nghiệp, điều quan trọng của người quản lý là cần thấm nhuần những giá trị và nguyên tắc trên. Hướng các hoạt động quản lý của doanh nghiệp hay dự án về đó.

Về tổng thể, ta có thể dễ dàng nhận thấy Agile tập trung nhiều vào các vấn đề sau:

1. Tập trung vào yếu tố con người thay vì quy trình: Ưu tiên phát triển kỹ năng (skills), Hợp tác (Collaboration), tương tác (Interaction), Giao tiếp hiệu quả (communication).
2. Mọi hoạt động đều hướng về việc chuyển giao nhanh và nhiều giá trị nhất đến tay khách hàng (value driven).
3. Sản phẩm được hoàn thiện và chuyển đến khách hàng hay người dùng nhanh và thường xuyên trong khoảng từ 2-4 tuần (fast delivery).
4. Thích nghi nhanh và hiệu quả với sự thay đổi (adaption, response to changes) bao gồm sự thay đổi yêu cầu cho sản phẩm, sự thay đổi từ thị trường… thông qua việc thường xuyên cập nhật priority cũng như cập nhật kế hoạch làm việc của đội dự án
5. Loại bỏ lãng phí: Bao gồm thời gian chờ (từ nhóm này sang nhóm khác, thời gian chi phí cho giao tiếp, giảm khối lượng lớn tài liệu không cần thiết, giảm thời gian rework (sữa lỗi cho sản phẩm)…

Định nghĩa Agile trong sản xuất phần mềm:

Cụ thể hơn về phương pháp xây dựng phần mềm, Agile là phương pháp phát triển phần mềm linh hoạt, bao gồm một nhóm các mô hình (frameworks) dựa trên 3 nguyên tắc chính:

1.       Phát triển lặp và tăng trưởng.

2.       Yêu cầu và giải pháp phần mềm được phát triển dần thông qua sự phối hợp chặt chẽ, thường xuyên liên tục của khách hàng và đội dự án.

3.       Đội dự án Agile là đội có khả năng tự chủ (self-organizing), và liên chức năng (cross-functional).

 Agile thường được áp dụng trong những dự án có số người tương đương số người trong một gia đình (family size – từ 2 đến 9 người).  Các phương pháp phổ biến được áp dụng trong Agile team như Scrum, XP, Kanban, DSDM…

Trong số những phương pháp Agile như Scum, XP, Lean, Kanban… thì Scrum được ứng dụng rộng rãi nhất (chiếm 56%) vì các lý do sau đây:

1. Tính hiệu quả.
2. Đơn giản, dễ hiểu, dễ áp dụng.
3. Phù hợp với tất cả ngành nghề (không thiết kế đặc thù cho ngành phần mềm như XP).

Để áp dụng Agile trong cùng lúc nhiều dự án có liên quan (program) hay trong một bộ phận kinh doanh hay trong doanh nghiệp, chúng ta cần áp dụng một trong nhiều phương pháp Agile mở rộng (scaled Agile) như SAFe, Nexus, LeSS, Scrum@Scale

Agile mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Bảng báo cáo kết quả khảo sát của VersionOne năm 2017 cũng cho thấy các tổ chức đã và đang nhận ra:

1. Lợi ích rõ rệt của Agile trong việc nâng cao hiệu quả quản lý dự án
2. Lợi ích về tối ưu, tinh gọn bộ máy để đạt được mục tiêu kinh doanh đề ra của tổ chức

Lợi ích cho việc quản lý dự án:

Bảng sau đây cho thấy sự khác biệt đặc biệt là tỷ lệ dự án thành công (on-time, on-budget, có sự hài lòng của stakeholders với kết quả của dự án)

Lưu ý: Việc định nghĩa dự án thành công và thất bại (The Modern Resolution) trong báo cáo này như sau:

1. Dự án thành công (successful) đạt được mục tiêu trên cả 3 tiêu chí: Đúng tiến độ (On-time), Không vượt ngân sách dự án (on-budget), Hài lòng về kết quả dự án).
2. Dự án còn thách thức (Challenged) được xem ta dự án chỉ đạt 2 trên 3 mục tiêu trên.
3. Dự án được xem là thất bại (failed) là dự án bị hủy trước khi hoàn tất hay hoàn tất mà không được sử dụng

Lợi ích cho doanh nghiệp:

Theo thống kê từ VersionOne, sau đây là những lợi ích chính:

1. Quản lý hiệu quả về sự thay đổi, nâng cao khả năng thích nghi
2. Nâng cao tính minh bạch, kịp thời, đầy đủ về thông tin
3. Khả năng liên kết và phù hợp giữa nỗ lực của toàn đội, toàn tổ chức với mục tiêu chiến lược chung
4. Chuyển giao sản phẩm dịch vụ ra thị trường nhanh chóng
5. Nâng cao năng suất làm việc cho đội dự án 

Khi nào nên lựa chọn phương pháp Agile?

Với những dự án hay môi trường có độ bất định cao (high uncertainty) như yêu cầu đầu vào cho dự án không rõ ràng (thường ta chỉ biết mục tiêu), hay khả năng kinh nghiệm về công nghệ là chưa chắc chắn, công nghệ mới. 

Tùy thuộc vào độ bất định của dự án, ta có thể chia dự án làm nhiều loại sau đây:

1.       Đơn giản (Simple): Mục tiêu hay yêu cầu đầu vào rõ ràng, đội dự án đã nắm bắt được công nghệ, có kinh nghiệm thực hiện dự án

2.       Khó (Complicated): Một trong 2 yếu tố gồm yêu cầu đầu vào hay công nghệ được áp dụng trong dự án là không chắc chắn hay không rõ

3.       Phức tạp (Complex): Những dự án có độ không chắc chắn khá cao cho cả 2 yếu tố trên

Theo mô hình trên (Stacey Complaxity Model) cho ta thấy các dự án thuộc nhóm complicated, hay complex thì nên vận dụng phương pháp quản lý Agile/Adaptive. 

Đối tượng nào nên dùng Agile?

Đó là những môi trường đòi hỏi tính linh hoạt cao, lao động trí thức, đòi hỏi khả năng giao tiếp, hợp tác tối ưu trong đội:

1. Trung tâm hay dự án nghiên cứu phát triển (R&D)
2. Các dự án hay doanh nghiệp công nghệ
3. Các doanh nghiệp, start-up…

Câu chuyện áp dụng Agile trong dự án gần nhất của tôi:                                      

Đó là một ngày cuối tháng 7, khi một giám đốc phát triển sản phẩm đến và nhờ tôi giúp chuyển đổi sang Agile cho một dự án ở Việt Nam, dự án này đã làm hệ thống phần mềm cho một khách hàng Úc được 4 năm.

Tôi đã phải vượt qua khâu phỏng vấn từ một chuyên gia Agile (được khách hàng thuê ở Úc), chính thức bắt đầu bắt tay vào quá trình chuyển đổi Agile (Agile Transformation) cho khách hàng từ 15/8/2018.

Ban đầu, qua tìm hiểu thông tin từ các bên liên quan, cũng như tiếp xúc với đội dự án tôi nhận thấy dự án có mấy vấn đề lớn cần giải quyết:

1. Có biểu hiện mất niềm tin giữa khách hàng với team: Khách hàng không tin tưởng đội dự án, họ hay giám sát rất chi tiết công việc và thời gian làm việc của từng người (hôm qua em đã làm gì, tuần rồi em đã làm gì, hết bao nhiêu giờ…)

2. Chất lượng sản phẩm có vấn đề: Còn tồn đọng trên 150 lỗi cho sản phẩm chưa được giải quyết.

3. Dự án không chuyển giao tính năng mới ra thị trường trong vòng ít nhất 6 tháng

4. Anh em làm việc cực nhọc, phải thường xuyên làm việc ngoài giờ mà khách hàng vẫn như không thấy được, hay ghi nhận kết quả từ cả team

5. Khách hàng ít trực tiếp làm việc với đội dự án, chủ yếu truyền đạt yêu cầu cho người phân tích nghiệp vụ (BA) sau đó BA truyền đạt lại cho đội dự án để sản xuất và kết quả là chủ sản phẩm (PO) hay khách hàng lại không chấp thuận sản phẩm đầu ra của đội dự án

6. Khách hàng thường xuyên thay đổi yêu cầu, đặc biệt là thay đổi đột xuất gây khó khăn cho team

7. Ngay cả trong team cũng có nhiều xung đột xẩy ra, hay xẩy ra to tiếng, xung đột trong các cuộc họp nhóm

Việc đầu tiên tôi yêu cầu khách hàng là dừng sản xuất trong 2 tuần (1 Sprint) để bắt đầu thực hiện một kế hoạch chuyển đổi sang Agile (Agile Transformation) bao gồm:

1. Đào tạo nhận thức (Agile Mindset) cho đội dự án và các bên liên quan

2. Cải thiện môi trường làm việc: Sắp xếp, trang trí lại nơi làm việc, nâng cấp máy tính cho anh em, thiết lập một phòng họp thuận tiện cho việc giao tiếp với khách hành từ xa, hệ thống công cụ giao tiếp camera, mic, speaker… 

3. Đào tạo thêm kỹ năng cho mỗi nhân viên (ví dụ người viết code sẽ được đào tạo thêm kỹ năng kiểm thử) 

4. Chuẩn bị hệ thống quy trình Agile, phần mềm quản lý hỗ trợ (tools) sao cho phù hợp nhất với môi trường Agile 

5. Cùng khách hàng xác định rõ mục tiêu ngắn hạn, dài hạn cho phần mềm (product vision), xây dựng danh sách yêu cầu phần mềm cụ thể (Product Backlog)

Sau 2 tuần, dự án bắt đầu làm việc hoàn toàn theo chuẩn Agile, và kết quả thật bất ngờ sau 6 tháng là Chất lượng tăng cao (ít lỗi từ hệ thống xuất hiện theo thời gian), năng suất đội dự án tăng 50%, khách hàng thường xuyên khen ngợi đội dự án sau mỗi lần chuyển giao sản phẩm trong 2 tuần:  “This is the best delivery I have seen”!

Không chỉ khách hàng vui, đội dự án cũng rất vui vì: gần như không phải làm thêm giờ trong suốt 6 tháng đó thế nhưng năng suất lao động và giá trị mang lại cho khác hàng ngày càng tăng cao. Họ được đóng vai trò làm chủ dự án, họ được tham gia ra quyết định, họ được giao tiếp trực tiếp với khách hàng, họ được nêu ý kiến một cách thoải mái nhất và ý kiến của học được tôn trọng và lắng nghe nhiều hơn.

Hết quý đầu tiên (sau 3 tháng từ khi chuyển đổi), tháng 10-2018, chính đội dự án này đã giành giải thưởng team xuất sắc của công ty (star performer - trong công ty hiện có trên 100 dự án chạy đồng thời).

Đến nay, khách hàng cũng đã ngỏ ý muốn tăng gấp đôi nhân lực cho dự án – đó là tin vui cho khách hàng, cho đội dự án, cho công ty. Và điều gì làm nên khác biệt đó? Agile!

Các hệ thống chứng chỉ để chứng nhận kiến thức và kỹ năng thực hành Agile

Hệ thống chứng chỉ từ Viện Quản Lý Dự Án Mỹ (PMI):

Duy nhất 1 chứng chỉ (PMI-ACP: Agile Certified Practitioner) chứng nhận kiến thức và khả năng thực hành Agile cho người quản lý dự án (Scrum Master, manager), khách hàng hay người chủ sản phẩm (Product Owner) hay bất cứ ai tham gia dự án Agile.

Một chứng chỉ cho tất cả, và chúng ta chỉ cần đăng ký tham gia thi nên sẽ linh hoạt hơn cho mỗi người. Về cách thức tổ chức thi và lệ phí thì nó tương đương như việc thi PMP

Từ 1/4/2019, như thông báo từ PMI, chúng ta có thể thi online từ bất cứ đâu. Tuy nhiên, cần tuân thủ yêu cầu và chịu giám sát của PMI trong quá trình thi.

Hệ thống đào tạo và cấp chứng chỉ từ ScrumAlliance.org

Bao gồm nhiều chứng chỉ, các chứng chỉ được xây dựng nội dung liên quan cho từng đối tượng khác nhau: Đội dự án (CSD), Chủ sản phẩm (CSPO), Người quản lý dự án (CSM), Người huấn luyện hay đào tạo Agile (CST)…

Nhìn chung, theo mình chất lượng ổn, tuy nhiên chi phí quá cao do nhiều chứng chỉ, mỗi chứng chỉ học viên đều phải học qua khóa học rất đắt đỏ được tổ chức bởi ScrumAliance hoặc đối tác của họ.

Tham khảo chi tiết: https://www.scrumalliance.org/get-certified

Hệ thống chứng chỉ từ Scrum.Org:

Bạn dễ dàng lấy chứng chỉ từ tổ chức này qua việc đăng ký thi online. Tuy nhiên, do việc kiểm soát chất lượng thi, đề thi cũng khá sơ sài do đó chứng chỉ này theo tôi là ít giá trị nhất.

Tham khảo chi tiết: https://www.scrum.org/professional-scrum-certifications

Nhìn chung, trong số những tổ chức và chứng chỉ trên, theo mình, chứng chỉ PMI-ACP (Agile Certified Practitioner) từ PMI vẫn nên là lựa chọn hàng đầu xét trên nhiều phương diện:

1. Phạm trù kiến thức: Rộng, tổng quát, không giới hạn vào một phương pháp Agile cụ thể nào.

2. Chi phí: All-In-One với chi phí khoảng chỉ 13,5 triệu.

3. Giá trị: Chứng chỉ này từ PMI, như PMP, nó có giá trị quốc tế.

4. Hiệu quả: Với những anh chị em quản lý trong doanh nghiệp công nghệ, start up, nghiên cứu phát triển… mình đề nghị đặt ưu tiên cho việc lấy chứng chỉ này cao hơn chứng chỉ PMP

Thông tin chi tiết về chứng chỉ PMI-ACP (Agile Certified Practitioner) từ PMI

Điều kiện dự thi:

1.       Tối thiểu bằng tốt nghiệp cấp 3 trở lên

2.       21 giờ học về QLDA theo phương pháp Agile

3.       Kinh nghiệm

a.       Kinh Nghiệm dự án: 2.000 giờ làm việc trong dự án, trong ít nhất 1 năm (trong 5 năm gần nhất)

b.      Kinh nghiệm dự án Agile: Tối thiểu 1.500 giờ trong 8 tháng kinh nghiệm làm việc trong đội có áp dụng phương pháp Agile

Lưu ý:

·       Kinh nghiệm bạn có được phải trong khoảng thời gian 3 năm gần đây

·       1.500 giờ kinh nghiệm Agile không giao, hay lặp lại với 2.000 giờ ở điểm a

Chi phí thi:

Lưu ý: Nên đăng ký membership (139 USD) sau đó đăng ký thi (435 USD) tổng chi phí là 574 USD ~ 13, 5 Triệu đồng.

Quy trình, thủ tục thi:

Giống y như việc thi PMP, mời các bạn tham khảo chi tiết tại đây: https://www.pmi.org/-/media/pmi/documents/public/pdf/certifications/agile-certified-practitioner-handbook.pdf

Một thông tin khác là từ 1/4/2019 chúng ta có thể thi online từ bất cứ đâu. Tất nhiên phải đảm bảo yêu cầu và chấp nhận sự giám sát từ xa của PMI

Đề thi PMI-ACP:

Bộ đề có tất cả 120 câu, trong đó 20 câu có tính chất để thử nghiệm, không tính kết quả. Tuy nhiên, thí sinh sẽ không nhận biết được 20 câu này nên phải làm 120 câu như nhau

Thời gian thi là 3 giờ liên tục (có thể ra ngoài có sự giám sát, tuy nhiên thời gian thi vẫn được tính bình thường)

Những thách thức khi áp dụng Agile:

Theo thông tin từ bảng khảo sát của VersionOne, chỉ có 12% số người được khảo sát cho rằng tổ chức của họ đã thực sự trưởng thành, thuần thục với Agile (Agile đã được áp dụng rất tốt trong tổ chức của họ).

Điều này là không lạ, vì phương pháp Agile tỏ ra khá đơn giản để hiểu, tuy nhiên rất khó để thuần thục, đặc biệt trong một doanh nghiệp lớn. Một lý do chính, theo tôi, đó là Agile tập trung nhiều vào yếu tố con người bao gồm văn hóa, giao tiếp, hợp tác phối hợp giữa các bên liên quan, khả năng làm việc nhóm. Việc thay đổi văn hóa, hành vi con người thì chuyện không bao giờ là dễ dàng.

Thực tế, có những doanh nghiệp đã áp dụng Agile từ 5-7 năm nhưng thực sự vẫn chưa đạt yêu cầu và nhìn chung phần lớn vẫn trong tình trạng “bình mới mà rượu cũ”. Các đội dự án vẫn muốn áp dụng Agile, tuy nhiên có nhiều đội chỉ áp dụng Agile để né tránh hệ thống quy trình phức tạp của doanh nghiệp hay khối lượng tài liệu (document) khổng lồ của dự án.

Để giải quyết vấn đề này, việc thuê huấn luyện viên Agile (Agile coach) giỏi là điều rất cần thiết. Chỉ có người có mindset đúng, hiểu sâu về Agile, có nhiều kinh nghiệp và kỹ năng huấn luyện thì mới giúp doanh nghiệp hay đội dự án tiếp cận nhanh nhất với Agile. Quá trình huấn luyện cần từ 3 tháng đến 1 năm hay dài hơn tùy nhu cầu.

Đôi nét về tác giả bài viết và những dự định về việc lan tỏa Agile

Tôi đã may mắn được tiếp cận và dùng Agile sớm từ năm 2007, đã tham gia tất cả các sự kiện lớn do Agile Vietnam tổ chức. Đã trực tiếp áp dụng Agile trong dự án và đã tư vấn thành công cho rất nhiều dự án. Cũng đã thực hiện rất nhiều khóa đào tạo Agile (Quản lý dự án thực hành theo Agile/Scrum) cho rất nhiều doanh nghiệp ở Việt Nam.

Tôi thực sự mến mộ, và đam mê với phương pháp Agile vì nó mang nhiều giá trị cho doanh nghiệp, cho dự án, cho gia đình và cho bản thân mỗi người. Vì vậy, trong giai đoạn tới, tôi sẽ có một chương trình đặc biệt nhằm trực tiếp hay gián tiếp lan tỏa Agile đến với cộng đồng. Những ai quan tâm đến các dịch vụ sau thì có thể liên lạc với tôi:

1. Đào tạo thực hành quản lý dự án theo Agile và thi lấy chứng chỉ PMI-ACP (Online - khai giảng đầu tháng 4).  
2. Thực hành QLDA và luyện thi PMP (Online - khai giảng đầu tháng 4)
3. Đào tạo quản lý dự án dùng Agile cho doanh nghiệp (Scaled Agile) dùng phương pháp Scrum@Scale hoặc Safe hay LeSS
4. Đào tạo thực hành quản lý dự án cho doanh nghiệp theo Agile/PMP/CMMI hoặc Scaled Agile (Scrum@Scale hoặc Safe hay LeSS)
5. Tư vấn áp dụng Agile (Agile Coach)

Xin trân trọng cảm ơn các bạn đã dành thời gian đọc bài viết này, hy vọng bài viết sẽ hữu ích với tất cả anh chị em cộng đồng!

Người viết:

Hoàng Sỹ Quý, PMI-ACP, PMP, Scrum@Scale

Rất mong được nhận những phản hồi, góp ý từ người đọc để có thể hoàn thiện hơn bài viết của mình

Trân trọng cảm ơn!