NHỮNG THAY ĐỔI LỚN TRONG PMBOK 7
(The Standard for Project Management – Seventh Edition)
Thay đổi #2: Plan Driven Delivery -> Value Driven Delivery (Deliverables -> Outcomes)
Để hiểu rõ về sự thay đổi này. Mình cần hiểu hai vấn đề:
1. Plan Driven
2. Value Driven.
Trong bài viết này (phần 1), chúng ta cần hiểu thế nào là “Plan Driven”?
Hãy cùng nhau bắt đầu bởi một câu chuyện thực tế mình thường thấy trong quá trình huấn luyện Agile (Agile Coaching) cho các dự án xây dựng phần mềm:
Đó là cuộc chiến ngầm xẩy ra thường xuyên trong buổi lập kế hoạch cho 1 Sprint (Sprint Planning):
· PO: Các bạn ước lượng xem User Story (Requirement Item) này bao nhiêu SP – vì nó quan trọng, anh muốn nó được thực hiện ngay trong Sprint này?
· Team: Anh ơi, cái này nhìn thế chứ phức tạp lắm, này nhé, Front end phải …. Back end phải…. và … còn phải integration với…. nên bọn em thống nhất 13 SP.
· PO: Trời đất có tí xíu thôi, nhỏ tí à, cũng một yêu cầu gần như thế cách đây 3 Sprint các bạn ước lượng đúng có 5 SP thôi mà? Thôi chốt 8 SP!
…
· PO: Sprint vừa rồi team được cho là “thất bại” khi chúng ta đã plan 25 SP mà thực tế hoàn tất được chỉ vỏn vẹn 20 SP! Sprint này anh muốn team Plan 25 Story Point (SP – đơn vị đo khối lượng công việc trong 1 Sprint 2 tuần) – Như plan trong Sprint trước. Hy vọng các bạn làm tốt hơn.
· Team: Anh ơi, không được đâu, Sprint vừa rồi mình chỉ hoàn tất được 20 SP nên Sprint này chỉ plan chừng ấy thôi.
· PO: Không được, anh muốn 25 SP! Nếu không chúng ta không thể release sản phẩm như cam kết đầu năm với BGĐ! Ráng lên nhé các em!
Tóm lại là PO (Product Owner) thì muốn plan cho thật nhiều, team thì muốn tìm cách để Plan cho thật ít (Vì đạt Plan -> Thành công -> Lương & thưởng cao). Việc này vô tình tạo ra một xung đột ngầm, một cuộc chiến không kết thúc giữa PO và Team.
Vấn đề là: Họ đang không tin tưởng nhau, họ đang theo phương pháp Plan Driven, và hành động trên không tạo ra giá trị gì, mà chỉ làm cho đội dự án chán nản, xung đột tăng, lãng phí tăng, nói nhiều, cãi nhau nhiều mà rốt cuộc không hoàn thành được mấy!
-> Họ cố gắng để làm đúng Kế Hoạch nhưng Không Có Giá Trị!
Vậy, thế nào là Plan Driven?
Từ khi tập tễnh làm nghề quản lý, tôi đã nghe câu nói: “Plan what you do, do what you plan” hay câu “Failing to plan is planning to fail”!
Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc lập kế hoạch:
1. Làm gì cũng phải có kế hoạch. Chúng ta phải có kế hoạch tốt cho những gì chúng ta làm
2. Không làm kế hoạch, hay một bảng kế hoạch sơ sài, cẩu thả, kém chất lượng có nghĩa bạn đang lập kế hoạch cho thất bại trong tương lai
Hay có thể kể đến nguyên tắc hay triết lý quản lý nổi tiếng PDCA của W. Edwards Deming
Đây là những nguyên tắc hay triết lý quản lý rất hay, và các bạn có thể dễ thấy rằng PMBOK đang được xây dựng dựa vào nguyên tắc và triết lý này. Cụ thể bạn thấy quy trình được group thành 5 nhóm thể hiện triết lý PDCA rất rõ:
· Initiating, Planning (P – Plan)
· Executing, Closing (D – Do, A-Action)
· Monitoring and Controlling (C- Check)
(Hãy xem hình sau được trích từ PMBOK6)
Về cơ bản, để thực hiện một giai đoạn hay cả dự án theo PMP hiện tại, chúng ta phải dành ra rất nhiều thời gian để lập kế hoạch bao gồm xác định kết quả đầu ra (deliverables), ĐẦY ĐỦ các yêu cầu từ các bên liên quan, đề xuất và chốt giải pháp (solutions) sau đó thường sẽ có 1 baseline trên scope của cả giai đoạn ( phase) hay cả dự án (Scope Baseline) – và các bạn sẽ thấy bảng kế hoạch có độ dài hàng trăm thậm chí hàng ngàn trang tài liệu.
Khi kế hoạch đã chốt, việc còn lại của đội dự án là thực thi sao cho ĐÚNG KẾ HOẠCH, điều này ta có thể nhận thấy rõ trong PMBOK, họ đang dùng kỹ thuật EVM (Earned Value Management) để đo lường và nhận biết sức khỏe dự án. Dự án chạy đúng hay vượt so với kế hoạch có nghĩa là dự án đó có sức khỏe tốt (SPI/CPI >= 1 (đúng nay vượt kế hoạch) -> GREEN)
Trong quá trình quản lý, trưởng dự án có xu hướng hạn chế các sự thay đổi (CR) thông qua các hành động nhận biết các nguồn có thể gây thay đổi càng sớm càng tốt và tìm cách để ngăn chặn với mục đích càng ít that đổi về sau càng tốt
Khi có yêu cầu thay đổi xẩy ra, dự án cần tuân thủ nghiêm ngặt quy trình quản lý và kiểm soát sự thay đổi (Integrated Change Control). Mỗi lẫn khách hàng hay ai đó yêu cầu thay đổi, PM cần xem xét xem thay đổi đó thuộc hay không thuộc phạm vi đã chốt, xác định ảnh hưởng, tác động, đưa ra các phương án thực hiện, thương lượng (thêm ngân sách, thời gian…), thực thi CR, kiểm tra tính toàn vẹn, đóng CR…
Nhìn xa hơn một chút trong doanh nghiệp hay trong một tổ chức, thường vào dịp cuối năm, hệ thống quản lý phải làm việc rất vất vả và phải bỏ ra rất nhiều thời gian để xây dựng và phê duyệt kế hoạch cho năm tới. Trong năm, chúng ta phải thực hiện theo đúng kế hoạch đó, và việc thay đổi kế hoạch dù có lý do rất hợp lý thì cũng rất khó khăn, mất nhiều thời gian hoặc thậm chí là “điều không thể”
Và cũng không lạ khi về cuối năm, các đội dự án phải gấp rút hoàn thành kế hoạch và thủ tục để được giải ngân nếu không ngân sách liên quan sẽ bị “Cắt”!
Cách quản lý như trên ta thường nói theo dạng “Predictive”, hay “Plan Driven”. Yêu cầu, giải pháp, phạm vi, kế hoạch dự án được xây dựng chi tiết và đầy đủ ngay từ đầu, cho một khoảng thời gian dài. Trong quá trình thực hiện dự án chủ yếu là làm sao thực hiện đúng kế hoạch đã đề ra. Đúng kế hoạch có nghĩa là “Ngon”, “Thành công”.
Đến đây câu hỏi đặt ra là:
1. Có phải dự án nào cũng thực hiện được một cách hiệu quả theo cách nêu trên hay không?
2. Trong môi trường cạnh tranh khắc nghiệt, đối thủ cạnh tranh thay đổi không ngừng, bussiness priority cũng vì thế mà thay đổi thường xuyên, liệu cố định phạm vi và kế hoạch dự án trong một thời gian dài, và hạn chế thay đổi là cách làm đúng đắn?
3. Trong môi trường có sự thay đổi nhanh chóng, cả về yêu cầu và công nghệ, liệu làm đúng kế hoạch, tạo ra đúng deliverables như nêu trong project charter thì chắc chắn tạo ra nhiều giá trị cho tổ chức, cho khách hàng và cho người dùng?
4. Ở góc độ khách hàng, người dùng, chủ doanh nghiệp: liệu họ có thực sự happy khi đội dự án chăm chăm thực hiện cái kế hoạch của họ mà ít quan tâm việc thay đổi, sáng tạo, cải tiến nhằm tối đa giá trị cho họ?
Tóm lại, các nguyên tắc nêu trên là không sai, nhưng người ta hay nói “Cái gì quá đều không tốt!”. Việc lạm dụng, hay làm plan quá mức sẽ tạo ra hiệu ứng ngược đặc biệt là trong môi trường có nhiều thay đổi, có nhiều điều không chắc chắn (uncertainty), nhiều rủi ro.
Như vậy, ta có thể kết luận, Plan Driven không thực sự phù hợp cho tất cả các loại hình dự án.
Điều quan trọng nhất mà chúng ta muốn cũng không phải là kế hoạch (PLAN) mà là giá trị (VALUE) được tạo ra như thế nào từ cái dự án đã đầu tư cho các bên liên quan mà đặc biệt là chủ doanh nghiệp, khách hàng, người dùng sản phẩm đầu ra của dự án.
Người viết,
Hoàng Sỹ Quý, PMP, PMI-ACP, CSM, Scrum@Scale
PMP/PMP In-house and Online Trainer, Agile Coach
Bài viết tiếp theo: Value Driven!
