- 0908106080/ 0969182526
- bittrain@bittrain.coach
Một hợp đồng đã được thống nhất => Hai bên ký kết và bắt đầu thực hiện hợp đồng
Nhưng hợp đồng vẫn mất gần hai tuần để hoàn tất thủ tục trình ký.
Không phải vì còn tranh chấp, cũng không phải vì nội dung chưa rõ. Mà vì hợp đồng phải lần lượt đi qua nhiều cấp phê duyệt.
Trưởng bộ phận => Pháp chế => Tài chính => Mua sắm => Lãnh đạo.
Mỗi người chỉ dành vài phút để xem và ký. Nhưng giữa mỗi lần xem là nhiều ngày chờ đợi.
Điều thú vị là không ai trong quy trình đó làm việc thiếu trách nhiệm. Ngược lại, tất cả đều hoàn thành đúng vai trò của mình.
Nhưng khi nhìn lại, doanh nghiệp đã mất gần hai tuần chỉ để đưa ra một quyết định vốn chỉ cần vài phút.
Nếu bạn từng làm việc với các tập đoàn lớn, ngân hàng hay doanh nghiệp có nhiều cấp quản lý, có lẽ bạn đã từng trải qua cảm giác này.
Và điều đó không chỉ xảy ra với riêng phần xử lý hợp đồng. Nó xảy ra với mọi quyết định trong doanh nghiệp.
Kết luận:
Chúng ta đang đo lường rất nhiều thứ. Nhưng lại quên đo thứ quan trọng nhất.
Trong nhiều năm qua, doanh nghiệp đã đầu tư rất nhiều để nâng cao hiệu suất.
Chúng ta đo: KPI | OKR | Velocity | SLA | Utilization | Productivity | Burn-down Chart | Dashboard
Mỗi phòng ban đều có những chỉ số riêng. Nhưng có một câu hỏi rất ít doanh nghiệp trả lời được.
Trong 30 ngày để đưa một ý tưởng đến khách hàng, doanh nghiệp thực sự tạo ra giá trị trong bao nhiêu ngày?
Còn bao nhiêu ngày chỉ để...chờ..
Chờ phê duyệt / Chờ cuộc họp/ Chờ phòng ban khác / Chờ môi trường / Chờ ngân sách / Chờ Security / Chờ Architecture / Chờ CAB / Chờ một người đang đi công tác, .....
Điều đáng ngạc nhiên là, ở nhiều tổ chức, thời gian chờ dài hơn rất nhiều so với thời gian thực sự tạo ra giá trị.
Điều đó có nghĩa là doanh nghiệp không thiếu hiệu suất. Doanh nghiệp đang thiếu tốc độ của dòng chảy giá trị
Đây là điều mà chúng tôi nhận ra sau nhiều chương trình Agile Coaching và Enterprise Transformation.
Khi một sáng kiến bị chậm, phản ứng đầu tiên của nhiều tổ chức là:
"Có đội nào làm chậm không?"
Nhưng sau khi quan sát toàn bộ dòng chảy công việc, câu trả lời thường là:
Không có đội nào làm chậm cả.
Mỗi bộ phận đều đang hoàn thành KPI của mình.
Điều làm doanh nghiệp chậm không phải là từng con người. Mà là khoảng thời gian giữa những con người đó.
Chính những khoảng thời gian tưởng như rất nhỏ này, khi cộng dồn lại, đã tạo thành Time-to-Market.
Kết luận: Doanh nghiệp không sống bằng thời gian làm việc. Doanh nghiệp sống bằng tốc độ ra quyết định.
Hãy thử nhìn vào một doanh nghiệp. Họ có:
Nếu nhìn từng phòng ban, mọi thứ đều rất tốt. Nhưng khách hàng vẫn chưa nhận được sản phẩm. Tại sao?
Bởi mỗi phòng ban đang tối ưu KPI của mình. Trong khi không ai chịu trách nhiệm tối ưu toàn bộ hành trình từ ý tưởng đến khách hàng.
Tối ưu từng mắt xích không đồng nghĩa với tối ưu cả chuỗi.
=> Đây chính là Local Optimization.
Một nghịch lý mà rất nhiều doanh nghiệp đang gặp phải.
Mỗi KPI đều tối ưu một bộ phận. Nhưng khách hàng chỉ nhìn thấy tốc độ của toàn bộ doanh nghiệp.
Khách hàng không quan tâm Security hoàn thành đúng SLA.
Cũng không quan tâm Finance xử lý hồ sơ nhanh đến đâu.
Điều họ cảm nhận chỉ có một: Bao lâu nữa họ mới nhận được giá trị?
Trong sản xuất tinh gọn (Lean), người ta phân biệt rất rõ hai loại thời gian.
Work Time – thời gian thực sự tạo ra giá trị.
Waiting Time – thời gian công việc chỉ nằm yên.
Điều đáng nói là Waiting Time hiếm khi xuất hiện trên dashboard.
Không ai có KPI cho việc "hồ sơ đã nằm trong hộp thư bao lâu".
Không ai báo cáo "quyết định này đã chờ bảy ngày vì lịch họp".
Không ai thống kê "Release này mất ba tuần chỉ để đợi đủ chữ ký".
Nhưng chính những khoảng thời gian vô hình đó mới là thứ làm doanh nghiệp mất khách hàng, mất cơ hội và mất lợi thế cạnh tranh.
Kết luận: Điều làm doanh nghiệp mất nhiều nhất không phải là lỗi, mà là sự chờ đợi.
Work Time – thời gian thực sự tạo ra giá trị.
Waiting Time – thời gian công việc chỉ nằm yên.
Điều đáng nói là Waiting Time hiếm khi xuất hiện trên dashboard.
Không ai có KPI cho việc "hồ sơ đã nằm trong hộp thư bao lâu".
Không ai báo cáo "quyết định này đã chờ bảy ngày vì lịch họp".
Không ai thống kê "Release này mất ba tuần chỉ để đợi đủ chữ ký".
Nhưng chính những khoảng thời gian vô hình đó mới là thứ làm doanh nghiệp mất khách hàng, mất cơ hội và mất lợi thế cạnh tranh.
Kết luật: Điều làm doanh nghiệp mất nhiều nhất không phải là lỗi. Mà là sự chờ đợi.
Qua nhiều chương trình tư vấn, chúng tôi nhận thấy những doanh nghiệp cải thiện Time-to-Market nhanh nhất không phải là những doanh nghiệp có nhiều KPI hơn. Họ là những doanh nghiệp bắt đầu bằng một câu hỏi khác.
Không phải: "Ai đang làm chưa tốt?"
Mà là: "Giá trị dòng chảy đang dừng lại ở đâu?"
Khi câu hỏi thay đổi, cách cải tiến cũng thay đổi.
Thay vì gây thêm áp lực lên đội ngũ, doanh nghiệp bắt đầu thiết kế lại hệ thống => Giảm số cấp phê duyệt => Trao quyền ra quyết định gần nơi tạo ra giá trị.
Đưa Security và Architecture tham gia sớm hơn thay vì kiểm tra ở cuối => Xây dựng nền tảng tự phục vụ để Product Team không phải chờ Platform Team => Đo Lead Time của toàn bộ dòng chảy thay vì chỉ đo hiệu suất của từng phòng ban.
Họ không cố làm cho từng đội nhanh hơn. Họ làm cho giá trị chảy nhanh hơn.
Qua nhiều chương trình Agile Coaching và Enterprise Transformation, BitTrain nhận thấy một điểm chung ở những doanh nghiệp chuyển đổi thành công.
Họ không bắt đầu bằng việc yêu cầu mọi người làm việc chăm chỉ hơn.
Họ cũng không bắt đầu bằng việc bổ sung thêm KPI hay triển khai thêm framework.
Họ bắt đầu bằng việc loại bỏ những khoảng thời gian mà không ai đang tạo ra giá trị.
Nếu ngày mai tất cả Product Team của bạn đều tăng năng suất thêm 20% liệu khách hàng có nhận được giá trị sớm hơn không?
Nếu câu trả lời vẫn là không...
Thì điều cần cải thiện không còn nằm ở Team.
Mà nằm ở dòng chảy giá trị của toàn doanh nghiệp.
Đó cũng là điều mà BitTrain gọi là:
